A l’agence, nous avons l’habitude d’organiser des ateliers collaboratifs ou de préparer des dispositif d’intelligence collective depuis des années maintenant. Et comme toute équipe spécialisée, l’expérience, la répétition, nous permet d’identifier des écueils dans lesquels les clients peuvent faciliter tomber. En tant que garants du cadre, nous pensons qu’il est de notre ressort d’informer, voire même d’éduquer nos clients sur ces risques qui peuvent mettre en péril la préparation, le bon déroulement et l’efficacité des sessions collaboratives.
Voilà une liste non exhaustive (et sans hiérarchie) de quelques exemples que nous avons en tête :
1. Négliger de prendre en compte les attentes de TOUTES les parties prenantes 🤝
Durant la phase de cadrage, nous avons l’habitude de questionner les commanditaires de l’atelier sur ses objectifs mais nous passons aussi du temps sur les attentes perçues des participants en posant des questions comme :
- Selon vous, pourquoi les participants peuvent-ils être motivés à l’idée de participer à cet atelier ?
- Que pourront-ils retirer de leur participation ?
- Quels livrables tangibles et intangibles attendent-ils/elles de la session ?
Il n’est pas rare que les commanditaires d’ateliers soient des directeurs.trices, des managers ou des chefs.fes de projet invitant des collaborateurs de leurs équipes à l’atelier. En raison des dynamiques hiérarchiques, politiques etc, il peut être difficile pour ces invités de directement refuser l’invitation à un atelier, il est donc d’autant plus crucial pour l’équipe de facilitation de comprendre quelle implication attendre de ces participants. Avec cette compréhension en amont, il est beaucoup plus simple de concevoir dès le début une session qui apporte de la valeur à toutes les personnes impliquées !
2. Oublier de préparer ce qui va se passer après l’atelier 📅
Quoi de mieux qu’un atelier dont la suite n’a pas été envisagée pour garantir un bel “effet soufflet” ? L’effet soufflet c’est quand l’atelier fait monter l’intérêt des participants envers le sujet de l’atelier : ils ont partagé de nombreuses idées, abordé des projets possibles et finissent l’atelier pleins d’espoir et d’attentes puis… plus rien ! Ne pas revenir vers les participants en communiquant sur les suites de l’atelier, c’est prendre le risque de démotiver progressivement à participer à des sessions collaboratives.
Comme toutes les équipes de facilitation, la base de notre démarche est toujours fondée toujours sur vos objectifs et les livrables attendus à la fin de l’atelier et pour éviter l’effet soufflet, nous avons aussi l’habitude de challenger nos clients sur :
- Ce qui se sera fait des livrables
- Des délais dans lesquels les participants seront informés des suites
- Qui sera en charge de prendre le relai
Parfois il suffit d’un petit coup de pouce bienveillant pour faire avancer la dynamique collaborative !
3. Ne pas inviter les “bons” participants 🙋♂️
Un autre facteur à manipuler avec soin : la diversité cognitive, à promouvoir pour favoriser la créativité, à entraver pour décupler la productivité. Une étude récente (Aggarwal, Woolley, Chabris, & Malone, 2015) montre même que la diversité cognitive a seulement un impact positif sur la performance d’un groupe lorsqu’elle est utilisée de façon modérée. Une courbe d’efficacité en U inversé, donc : trop ou trop peu de diversité sont deux situations à éviter. Pour en savoir plus, lisez notre article sur l’intelligence collective vs. intelligence individuelle.
Quand un atelier doit rassembler toute une équipe ou un département, la liste des participants doit généralement être arrêtée à l’ensemble des collaborateurs de cette équipe – c’est notamment le cas d’ateliers de séminaire : tous les invités sont participants. D’ores et déjà dans ce cas-là, pourquoi ne pas challenger cette liste pour apporter de nouveaux points de vue aux échanges ? On peut notamment inviter :
- Des clients lors d’ateliers sur les relations client, le marketing, la marque etc.
- Des fournisseurs lors d’ateliers sur les achats, la RSE, l’innovation etc.
- Vous ne pouvez pas inviter de personnes extérieures à l’organisation ? Pourquoi pas inviter des employés d’autres départements/équipes ayant déjà eu à faire à votre sujet ou ayant un point de vue différent sur le problème
A l’inverse, lorsque l’on réalise un atelier dont la liste de participants est flexible, il est important de trouver le juste milieu entre inviter peu de participants très impliqués mais ayant tous le même point de vue et inviter plein de participants différents mais dont une partie n’est pas intéressée par le sujet. Dans le premier cas on risque de manquer de regard neuf sur le sujet et donc tourner en rond tandis que dans le second cas on risque un atelier où la participation est moindre, les livrables de moindre qualité. On veille donc donc à :
- Inviter assez de participants, notamment des personnes assez “différentes” pour provoquer des échanges stimulants. Quelles différences prendre en compte ? Cela peut être le poste, la formation de base, l’âge, le genre, l’ancienneté dans l’organisation, la culture etc.
- Mettre de côté les personnes qui n’ont pas assez de connaissance du sujet et qui ne pourront contribuer qu’une petite partie du temps.
Pour cela, le plus simple reste de (1) lister TOUS les participants potentiels en y indiquant leur profil/poste et ce qu’ils peuvent apporter à la discussion puis (2) établir une liste raccourcie en évitant les “doublons”. Cette liste vous sera aussi utile si des participants annulent finalement leur participation: vous aurez une base de remplaçant.e.s dans laquelle piocher ! Et si l’exercice de la liste vous semble être impossible, il est toujours possible de recadrer l’atelier sur un/des axe(s) où les participants auront plus de légitimité pour participer activement.
4. Négliger le temps réellement nécessaire pour atteindre l’objectif fixé ⏱
…ou se fixer des objectifs de livrables démesurés par rapport aux contraintes de l’atelier. Un grand classique de managers pressés ! On a plein d’objectifs en tête pour son équipe et on se dit qu’avec quelques techniques créatives et toute cette matière grise, on va bien réussir à accoucher de cette stratégie ET du plan d’action en 2 heures. Après tout, ils ont tous fait SHEC (la Super Haute Ecole de Commerce) ou Plurytechnique 🧠 !
Sauf que non, ça ne fonctionne pas comme ça. De nombreux facteurs sont à prendre en compte pour estimer ce que les participants pourront produire pendant votre atelier : complexité et importance du sujet, complexité des livrables à produire, durée de l’atelier, nombre de participants, langue de l’atelier, lieu, disponibilité mentale des participants etc. Pour cette raison, nous conseillons :
- dans la mesure du possible de partir du livrable attendu et en fonction des informations que nous avons collectées, nous fournissons une durée d’atelier nécessaire pour l’atteindre (parfois, il faudra DES ateliers !)
- de considérer que tout n’a pas besoin d’être fait le jour de l’atelier avec l’intégralité des participants. Peut-être qu’une ébauche peut-être réalisée durant l’atelier et qu’un groupe projet peut prendre le relai pour raffiner la proposition ?
Dans le domaine de l'intelligence collective, on dit souvent que 1+1 =3 mais cette synergie demande préparation ! Un atelier bien préparé est un atelier qui a d’autant plus de chances d’être un succès...
Une autre durée cruciale à prendre en compte : le temps de préparation. Il est important de ne pas négliger le temps nécessaire au cadrage, à l’élaboration de l’agenda, à la réalisation des support et la durée sur laquelle ce process s’étend. Mais ce n’est pas tout, car l’équipe de facilitation peut avancer rapidement mais côté client, certaines décisions peuvent aussi prendre du temps : fixer la date, établir la liste des participants, valider les sujets, fournir les documents et “entrants”, identifier les personnes qui vont prendre la parole etc. etc.
5. Se fixer des idées/éléments qui DOIVENT ressortir durant l’atelier ⚠️
En lien avec notre article précédent sur 5 mauvaises raisons d’organiser un atelier, il peut être tentant d’identifier des idées que l’on veut faire sortir durant l’atelier. C’est un écueil courant lorsque l’organisateur de l’atelier connait bien le sujet traité et souhaite qu’une solution/idée en particulier soit mise en oeuvre à la fin de l’atelier. En tant que facilitateurs.trices, notre avis sur le sujet est clair : n’utilisez pas les ateliers collaboratifs pour faire passer subtilement vos messages aux participants. De deux choses l’une :
- Soit vous souhaitez vraiment connaître les contributions, les idées, les avis de vos participants sur le sujet de votre atelier car l’issue n’a pas été décidée et que les participants ont une réelle valeur ajoutée sur le sujet. Il vous faut alors accepter par avance que ce qu’ils proposeront ne sera pas forcément ce que vous aviez en tête.
- Soit vous souhaitez convaincre les participants de la force de votre idée. Dans ce cas-là, proposez-là de manière claire et organisez l’atelier pour discuter autour de cette idée, questionnez sur ses avantages & inconvénient, demandez comment l’améliorer voire même proposez directement de réfléchir à sa mise en place opérationnelle.
Si un sujet est assez important pour mobiliser une assemblée de participants pendant plusieurs heures, il serait dommage de ne pas profiter de tout ce que ces personnes ont à apporter sur le sujet !
Loin de nous l’idée de blâmer les organisations qui tombent parfois dans ces écueils, cette liste vise simplement à nous questionner collectivement sur nos approches de l’intelligence collective. Donc comme toujours, nous avons élaboré cette liste avec une touche d’humour pour prendre un peu de recul ! Et vous, êtes-vous déjà tombé dans un de ces pièges ? Quels en ont été les éventuels impacts ?
Sources de l’article
Aggarwal, I., Woolley, A. W., Chabris, C. F., & Malone, T. W. (2015, May). Cognitive diversity, collective intelligence, and learning in teams. Paper presented at the 2015 Collective Intelligence Conference, Santa Clara, CA