Cela fait désormais huit ans que je conçois et anime des réunions collaboratives en ligne et à distance pour mes clients – tout d’abord dans le cadre de l’agence Stormz, et maintenant avec iLow. Avec Roxane, nous avons au fil des ans expérimenté, peu ou prou, tous les formats possibles et imaginables de ce type de dispositifs collaboratifs. Mais en fin de compte, ils peuvent être regroupés en trois grandes catégories : 100% distanciels, multi-salles et hybrides.

Réunion en ligne 100% virtuelle

Le plus simple à organiser

Dans le cadre du dispositif 100% virtuel, les participants sont seuls (dans leur bureau ou chez eux), rejoignent la vidéoconférence (via Zoom, Webex, MS Teams…) sur leur ordinateurs personnels et contribuent aux réflexions via l’application Stormz (génération d’idées et sélection, développement de concept et évaluation…).

Le principal avantage ?

La simplicité d’organisation et son accessibilité, sachant que tout le monde – ou presque – dispose aujourd’hui d’un ordinateur personnel avec un micro et une caméra de bonne qualité.

Les conditions techniques de réussite ?

S’assurer que chaque participant dispose d’un accès internet haut débit et, surtout, d’un environnement sonore adéquat. Nous en avons tous fait l’expérience, mais avons fâcheusement tendance à l’oublier : la qualité du son n’est pas un petit détail logistique, mais un facteur ultra-critique pour s’assurer de la qualité des échanges et, in fine, de l’efficacité d’une réunion collaborative à distance qui repose en grande partie sur la fluidité de la communication. Un aspect crucial à garder en tête sachant que, selon une étude récente de Owllabs, 25% des salariés considèrent l’audio comme le principal défaut des vidéoconférences ! 

Encore plus fort

Grâce à la combinaison de Stormz et d’un logiciel comme Zoom et ses sous-groupes virtuels, il est tout à fait possible d’organiser des réunions collaboratives à distance avec un grand nombre de personnes (20, 30, 50…). Cela nécessite simplement une très bonne organisation en amont et une animation au poil. Mais nous sommes là pour ça !

Son principal challenge ?

Maintenir l’attention des participants, car le téléphone et les emails ne sont jamais bien loin ! Même si nos réunions sont fortement participatives et donnent la parole à tous les participants, nous les limitons à deux ou trois heures consécutives maximum afin d’optimiser le focus et l’attention des participants… Quitte à multiplier les réunions.

Un exemple de réunion 100% virtuelle ?

Nous avons conçu, organisé et animé pour l’une des divisions d’un grand groupe pharmaceutique des ateliers de deux heures qui ont permis aux représentants des différentes filiales locales de travailler ensemble sur le plan de lancement d’un nouveau médicament. 

Réunion en ligne multisalle

Le plus intéressant en termes de dynamiques collaboratives

Comme son nom l’indique, les participants sont regroupés dans plusieurs salles connectées les unes aux autres via un dispositif de visio-conférence. Pouvant alterner des séquences en plénière virtuelle avec des moments de travail en sous-groupes présentiels, ce format offre des possibilités passionnantes en termes de dynamiques de groupes 

Le principal avantage ?

Pouvoir organiser des discussions en face à face et proposer des activités « low-tech » – post-its, jeux de cartes, briques Lego, etc. – avant de permettre aux participants de soumettre le livrable de leurs activités via l’application Stormz.

Les conditions techniques de réussite ?

Quelle que soit la disposition technique – un ordinateur par personne pour sujets sensibles ou personnels, ou une tablette par groupes de deux ou trois – nous faisons très attention à favoriser et fluidifier les échanges entre participants dans la salle et entre les différentes salles. Contrairement à la réunion 100% online, le dispositif multi-salle permet d’organiser des réunions d’une journée entière… à condition de bien savoir gérer les niveaux d’énergie !

Encore plus fort

Avec un logiciel comme Zoom – et à condition de disposer de suffisamment d’espaces physiques de réunion différents – nous pouvons aussi créer des sous-groupes virtuels constitués de participants de plusieurs pays. C’est une configuration qui nécessite une organisation très précise, mais que nous maîtrisons entièrement.

Son principal challenge ?

La plupart des salles sont encore équipées d’une caméra unique qui, certes, donne une vue d’ensemble du groupe, mais empêchent de bien percevoir le visage de ceux qui parlent (même si ces caméras sont rotatives et équipées d’un zoom). Un détail ? Non, un énorme handicap qui restreint significativement la fluidité des échanges et notre capacité à faciliter des discussions en toute finesse. Si vous en avez la possibilité, nous vous conseillons d’investir dans certaines des solutions techniques haut-de-gamme existantes – comme la Meeting Owl ou une multi-caméra intelligente.

Un exemple de réunion multisalle ?

Nous avons conçu et animé un atelier collaboratif d’une journée entre trois entreprises de trois pays différents qui souhaitaient explorer des possibilités de coopération business entre elles. Alternant discussions présentielles en salle et débriefings en plénière virtuelle, nous avons terminé avec des sous-groupes virtuels réunissant des représentants de chaque entreprise chargés de co-développer plusieurs concepts en parallèle. Une journée ultra-collaborative et ultra-efficace… malgré la distance !

Réunion en ligne hybride

Le plus délicat à équilibrer et à animer.

Dans le cadre de ce dispositif, nous combinons des participants regroupés dans une ou plusieurs salles avec des participants seuls face à leur ordinateur. Même si faire le choix d’un dispositif hybride est souvent dû à des considérations pratiques et à l’obligation liée à la répartition des participants dans différents pays, il est parfois possible de limiter les déplacements, regrouper les participants d’une même ville et ainsi revenir à un dispositif purement multi-salles.

Son principal challenge ?

En plus de combiner les difficultés des deux autres formats, la conception et l’animation d’un dispositif hybride doivent pouvoir surmonter un autre défi de taille : assurer, de façon simultanée, une qualité d’expérience optimale pour les participants seuls et pour les groupes réunis dans les différentes salles.

Un exemple de réunion hybride ?

Nous avons facilité pour un groupe pharmaceutique une série de ‘focus groups’ réunissant, d’un côté, des professionnels de santé participant depuis leur domicile ou leur bureau et, d’un autre, les employés de l’entreprise regroupés dans une salle de réunion afin de se concerter et débattre des idées proposées par les praticiens. Le différentiel d’expérience entre les participants présents dans la salle et ceux à distance est devenu, non pas un défaut, mais un atout significatif !

Alors, qu’est-ce qu’on attend ?

Grâce à l’expérience acquise avec l’organisation de centaines de réunions en ligne et à distance, nous disposons d’une connaissance précise des avantages et des inconvénients de chacun de ces trois formats et sommes ainsi capables d’adapter, au cas-par-cas, le design de la réunion pour maximiser l’expérience collaborative de vos participants.

Notre favori ? Le dispositif multi-salles ! Aussi exigeant qu’ambitieux, il offre de superbes possibilités collaboratives qui vous permettront de repousser les limites de l’intelligence collective.

On attend avec impatience vos prochains défis collaboratifs. Contactez-nous !