…et comment vous aider à identifier vos réels besoins de dynamique collaborative.
Collaborative washing, nom masculin (anglicisme) : Démarche poussée par les entreprises consistant à faire appel à tous les outils disponibles, notamment les ateliers collaboratifs ou démarches participatives pour se donner (souvent en interne) une image trompeuse d’organisation soucieuse de la dynamique collaborative.
iLow
Agence de facilitation
Les chemins de la démarche collaborative sont truffés d’embuches et de détours trompeurs ! Ainsi, même la personne la mieux intentionnée, peut tomber dans les pièges du “collaborative washing” par mégarde. Qu’est-ce que le “collaborative washing” ? Ce terme, issu de nos esprits créatifs 🤪 et inspiré de l’expression “green washing”, désigne une démarche poussée par les entreprises consistant à faire appel à tous les outils disponibles, notamment les ateliers collaboratifs, démarches participatives etc pour se donner (souvent en interne) une image trompeuse d’organisation soucieuse de la dynamique collaborative. Dans l’actualité relativement récente, l’exemple le plus parlant c’est peut-être Le Grand débat National, organisé pour de mauvaises raisons, mal préparé et suscitant finalement la colère des citoyens.
Mais plutôt que de simplement pointer du doigt, notre article vous propose pour chaque approche erronée, une piste à envisager pour revenir sur les chemins de l’intelligence collective utile et vertueuse :
1. Pour combler un créneau, occuper des participants durant un évènement ⏱
Bon, on a pas de sujet important à traiter mais on a un créneau de 2h après les présentations et avant le déjeuner, on va y placer un atelier !
Pourquoi est-ce une approche erronée ? Un atelier dont le besoin n’est pas réellement motivé entraine souvent une moindre implication de l’équipe organisatrice donc une préparation moins solide, et génère souvent moins d’intérêt de la part des participants le jour J. Est-il vraiment judicieux de solliciter du temps d’autant de personnes si l’utilité de l’activité n’est pas évidente ?
✅ Quelles alternatives ? La bonne nouvelles c’est que plusieurs solutions s’offrent à vous : soit lancer une démarche en amont pour identifier les éventuels sujets ou axes utiles à traiter en atelier, dont les livrables seront utiles et mesurer la motivation des participants à contribuer sur le sujet. Ou, si aucun sujet ne semble utile à aborder en atelier ce jour-là, réfléchir à un autre format d’activité qui apportera plus de valeur à l’organisation et aux participants.
2. Pour suivre les tendances, donner l’impression d’être innovant 😎
L’Intelligence Artificielle est vraiment à la mode en ce moment, il nous faut vraiment un atelier à ce sujet !
Pourquoi est-ce une approche erronée ? Utiliser un sujet à la mode, une nouvelle technologie, un nouvel outil – à moins qu’il y ait un réel effet pédagogique recherché dans leur découverte, est le meilleur moyen d’encourager une course effrénée à l’effet “wahou”, en mettant en avant la forme tout en risquant de vous détourner du fond. Echanger sur ce sujet trendy ou utiliser une nouvelle application aura-t-il avoir une autre utilité que donner l’image d’une organisation innovante ?
✅ Quelles alternatives ? Vous voulez vraiment que les participants abordent un sujet innovant, comme l’IA? Posez-vous la question: quelle valeur ajoutée mes participants vont-ils apporter à l’organisation en réfléchissant sur ce sujet ? Les livrables seront-ils réellement utiles pour l’organisation ? Si la réponse est “aucune/non”, alors ce dont vous avez besoin n’est pas un atelier collaboratif mais certainement un format plus pédagogique, tourné autour de la découverte et l’apprentissage.
Concernant les outils, il y a le fameux “J’ai vu que telle start up avait lancé une nouvelle app, il faut vraiment qu’on l’intègre à l’atelier !". Vous avez découvert une application ou un outil innovant que vous voulez intégrer à l’atelier ? A nouveau, posez-vous la question de l’utilité. Et si vous décidez de l’intégrer, commencez AVANT TOUT par identifier quels sujets ou problèmes sont les plus utiles à traiter en atelier, initiez le travail préparatoire avec l’équipe de facilitation et discutez de l’intégration de l’outil/app vers la fin pour vous assurer d’avoir concentré la préparation sur le fond, pas la forme.
3. Pour donner l’impression de contribuer à une décision.. qui est déjà prise
Il faudrait que les participants puissent s’exprimer sur toutes les options, même si nous savons déjà nous ne garderons la première. On a déjà avancé sur le sujet.
Pourquoi est-ce une approche erronée ? Laisser penser aux participants qu’ils vont contribuer à une prise de décision qui, en réalité, a déjà été réalisée est un écueil évident pour les organisations encore immatures dans leur approche collaborative. On peut facilement comprendre pourquoi adopter cette logique car cela permettrait de “valider” la décision avant de communiquer dessus. Cependant, si ce manque de transparence est identifié par les participants, il peut entraîner une forte défiance envers les initiatives collaboratives à venir, qui pourront être vues comme des artifices de communication interne.
✅ Quelles alternatives ? Expliquez votre décision et faites échanger vos participants sur un aspect sur lequel ils pourront avoir une vraie valeur ajoutée ou un réel impact. Par exemple, recueillez les retours de votre assemblée sur cette décision, faites-les simplement discuter sur l’option qui a déjà été sélectionnée ou encore faites-les réfléchir sur la mise en application de cette décision.
4. Pour faire plaisir spécifiquement au(x) patron.ne(s)
M. Dupont s’attend vraiment à un atelier mardi matin donc il nous faut quelque chose à tout prix
Pourquoi est-ce une approche erronée ? Car tout atelier réussi requiert de faire s’accorder les attentes et besoins des différentes parties prenantes, c’est-à-dire l’organisation (souvent représentée par l’équipe pilote, équipe projet ou sponsor) et l’assemblée des participants. Se concentrer sur les attentes d’une seule partie prenante c’est la garantie d’une insatisfaction de l’autre partie avec à la sortie : des livrables inutilisés voire un atelier sans richesse d’échanges si on se base que sur les volonté de la Direction.
✅ Quelles alternatives ? Identifiez des sujets d’ateliers basés sur des objectifs, obstacles, challenges vécus au quotidien par les collaborateurs. Et si le sujet à aborder concerne la stratégie plus globale de l’organisation ? Sollicitez votre équipe de facilitation pour trouver ensemble un angle au sujet qui fasse le lien entre la théorie (stratégie) et la réalité du terrain.
Une autre durée cruciale à prendre en compte : le temps de préparation. Il est important de ne pas négliger le temps nécessaire au cadrage, à l’élaboration de l’agenda, à la réalisation des support et la durée sur laquelle ce process s’étend. Mais ce n’est pas tout, car l’équipe de facilitation peut avancer rapidement mais côté client, certaines décisions peuvent aussi prendre du temps : fixer la date, établir la liste des participants, valider les sujets, fournir les documents et “entrants”, identifier les personnes qui vont prendre la parole etc. etc.
5. Pour pouvoir dire qu’on l’a fait : l’atelier “check the box”
Du coup, c’est bon, on aura parlé du sujet X, on pourra pas nous dire que ce n’est jamais abordé !
Pourquoi est-ce une approche erronée ? Un atelier “check the box” induit souvent que l’équipe organisatrice n’est pas convaincue de son importance ou de la valeur ajoutée de son livrable. On peut donc d’ores et déjà présumer que les livrables seront peu ou pas utilisés par la suite. Et si vos participants ne sont pas intéressés non plus par le sujet, alors vous allez tout simplement faire perdre du temps à tout le monde pour mettre un check dans une case. Et à l’inverse, si vos participants considèrent ce sujet comme primordial, un simple atelier ne suffira certainement pas à combler leurs attentes ! Bref, tout atelier demande une réelle implication pour une préparation rigoureuse et doit s’inscrire dans une démarche plus globale car organiser un atelier isolé ne vous suffira pas pour faire avancer votre organisation sur le sujet.
✅ Quelles alternatives ? Si aucun des deux côtés n’est réellement intéressé par le sujet mais qu’il doit être abordé, préférez un autre format, qui demandera moins d’effort à tout le monde. Et si le sujet tient à coeur aux participants ? Alors il est certainement temps d’initier une démarche plus globale…
Pourquoi ces démarches sont-elles à éviter ?
Ces démarches erronées tendent à donner lieu à des ateliers “prétexte”, des ateliers “bullshit” ou encore des ateliers vus comme de simples outils de communication interne. Il est possible que cela vous desserve à long terme car :
Il est important de noter que les nouvelles générations, comme la génération Z, sont particulièrement sensibles à l’accord entre leurs valeurs personnelles et celles de leur entreprise mais aussi à la congruence entre ce qu’une organisation communique et ce qu’elle fait.
Quelle démarche adopter ?
Alors comment s’assurer que votre atelier ait de bonnes raisons d’être organisé et qu’il s’inscrive dans une démarche collaborative vertueuse et utile ? La clé repose sur quelques questions à vous poser avant de contacter votre équipe de facilitation. Ces questions font d’ailleurs partie de notre phase de cadrage, qui nous permet de comprendre vos besoins :
Et si vous avez contacté une équipe de facilitation avec une de ces “mauvaises raisons” ou pour un atelier mal justifié ? Pas de panique ! Si vous réalisez que votre démarche n’est pas assez aboutie, c’est l’occasion parfaite d’en discuter avec votre équipe de facilitation pour recadrer cette demande, son contexte et identifier ensemble des objectifs qui seront bénéfiques à tous !
Loin de nous l’idée de remettre en question l’efficacité ou l’honnêteté des organisations dans leur approches du collaboratif, nous tenons à rappeler que toute démarche partagée requiert de régulièrement prendre le temps de re-clarifier la motivations et les enjeux réels avant de se lancer dans une nouvelle action. Ce questionnement nous tient particulièrement à coeur chez Ilow (c’est pour cette raison que nous considérons notre phase de cadrage comme cruciale !) et nous sommes persuadés que cela est partagé par de nombreux, si ce n’est tous nos confrères/consoeurs facilitateurs.trices donc nous encourageons toutes les organisation à solliciter les compétences de clarification des équipes de facilitation pour recadrer vos demandes avant de passer à l’action !