Dans un monde où de nombreuses interactions peuvent (ou doivent) désormais se faire à distance, les personnes qui animent des sessions collaboratives se retrouvent dans une recherche constante du meilleur outil, de la pépite, du Graal ! Mais lorsque toutes les plateformes vous promettent d’être la meilleure, le choix devient bien souvent difficile. Chez Ilow, nous sommes d’avis qu’il n’existe pas UNE plateforme idéale, mais une combinaison de plusieurs d’entre elles selon vos besoins, votre groupe et les contraintes du moment. Nous sommes de l’avis qu’un bon facilitateur ou une bonne facilitatrice doit avoir plusieurs outils dans sa malette.
Quels critères peuvent vous aider à choisir vos outils collaboratifs ? De notre côté, voilà ce que nous prenons en compte :
Le plus simple pour les participants : Stormz
Une plateforme française ! Contrairement aux outils collaboratifs de type tableau blanc, cet outil est très facile à prendre en main pour les participants car le facilitateur peut contrôler dans le moindre détail ce qu’ils ont la permission de faire et de voir. C’est aussi là que réside le paradoxe de Stormz : le facilitateur doit prendre le temps d’appréhender les fonctionnalités les plus avancées, et chaque étape de l’atelier doit être préparée à l’avance en spécifiant les consignes et permissions. En contrepartie, ce pré-paramétrage garantit une expérience guidée et fluide pour tous les participants et permet au facilitateur de se concentrer sur l’animation du groupe.
Autre point fort, Stormz contient des fonctionnalités dédiées à la facilitation qu’on ne retrouve pas ailleurs, telles que les mécaniques de vote avancées, le système de développement d’une idée et l’évaluation multi-critères. Ce que l’on déplore ? Un pricing plus élevé que chez les concurrents (la TPE française fonctionne sans levée de fonds) et le design qui mérite un petit coup de jeune (c’est en cours ;)).
✅ Particulièrement adapté pour…
- Pour des sessions « one shot », lorsqu’on ne veut pas prendre le temps de former les participants. Ils sont opérationnels en deux minutes seulement.
- Avec ses fonctionalités avancées cette plateforme s’adresse aux facilitateurs et facilitatrices qui aiment préparer leurs sessions aux petits oignons en fonction de leur méthodologie, particulièrement pour des ateliers de brainstorming, de co-construction et de prise de décision
- Fonctionnne quel que soit le nombre de participants, même pour les très grands groupes !
❌ Déconseillé si…
- Vous souhaitez travailler sur des exercices hautement visuels (schéma, diagramme de flux, design) ;
- Vous êtes un facilitateur à la recherche d’un outil pour simplement dynamiser une réunion classique, ou si les paramétrages avancés des mécaniques de vote ou d’évaluation ne vous sont pas utiles ;
- Vous préférez improviser et n’aimez pas préparer les sessions à l’avance.
Le meilleur whiteboard : Miro
Miro annonce sur son site plus de 20 millions d’utilisateurs, et cela n’est pas surprenant vu la diversité des fonctionnalités. Parmi les points forts à noter : la qualité des templates partagés par leur communauté d’utilisateurs, la fluidité de leur canevas infini et la variété des intégrations disponibles sur la plateforme.
En comparaison avec Klaxoon, cette plateforme se démarque, selon nous, par l’expérience facilitateur : les fonctionnalités offrent une grande liberté et il est très facile de s’y repérer. Nous ainsi choisi Miro pour la version numérique, très visuelle, de notre jeu sérieux sur l’agilité Theseus.
Le niveau de précision de certaines d’entre elles fait toute la différence, notamment la possibilité de calibrer dans quelle zone du canevas le participant arrive, ou celle de bloquer les éléments un par un sur le canevas (pour ne laisser que certains éléments déplaçables par les participants). La précision et le contrôle offerts par ces fonctionnalités offrent un confort supplémentaire non négligeable pour le facilitateur !
Parmi les autres whiteboards les plus connus, n’oublions pas de mentionner Mural (quasi ex-aequo avec Miro) ainsi que Klaxoon board et le nouveau Figjam par Figma, qui pourrait bien séduire tous les utilisateurs déjà abonnés à Figma !
✅ Particulièrement adapté pour…
- Le travail collaboratif au sein d’une même équipe ou avec des clients réguliers – en particulier sur les sujets où la représentation visuelle est centrale comme la construction de diagrammes, la représentation de processus complexes (réalisation d’une User Journey Map, par exemple) ou des activités de design et prototypage d’interface.
❌ Déconseillé si…
- Les participants n’ont pas une bonne maîtrise informatique, ou si l’outil ne sera utilisé qu’une seule fois par l’audience – il faut du temps pour comprendre son fonctionnement (temps “d’onboarding” long) et s’adapter aux mouvements sur l’écran ;
- Il y a beaucoup de participants et/ou un grand nombre d’idées à générer ;
- Vous avez besoin d’utiliser des mécaniques de vote ou de décision sophistiquées.
Le plus versatile : Klaxoon
Klaxoon est la plateforme française qui a permis de populariser en France le concept d’outil pour sessions collaboratives grâce à de grandes campagnes de publicité. Grâce à sa multitude d’outils, Klaxoon s’est imposé comme le couteau suisse pour dynamiser les formations et réunions au sein des entreprises françaises. Ce qui nous plait chez eux, ce sont les différentes expériences offertes pour les participants, en passant du Board pour brainstormer rapidement à la suite assemblant Quiz, Sondage, Capsule, Aventure et Mission pour tester les connaissances des participants, jusqu’aux Questions permettant de recueillir du “feedback”.
Pour les participants – particulièrement sur mobile – l’expérience est généralement fluide avec une interface simplifiée et la mise en avant des fonctionnalités principales, bien que celles-ci soient souvent moins poussées que sur les plateformes plus spécialisées. On déplore surtout l’organisation quelque peu chaotique de tous ces outils au sein de la plateforme : pas forcément facile de s’y retrouver pour les facilitateurs ou facilitatrices qui la découvrent pour la première fois.
✅ Particulièrement adapté pour…
- Des besoins variés ou afin d’avoir accès à une grande variété d’activités courtes et ludiques pour engager un groupe pendant des réunions ou présentations.
- Cette plateforme s’adresse à un large public (managers, formateurs, équipe évènementiel) grâce à son esprit “couteau suisse”.
❌ Déconseillé si…
- Vous souhaitez des fonctionnalités avancées ou des paramètres précis dans chacune des activités : pour l’atelier, le whiteboard proposé est moins riche fonctionnellement que celui de Miro, les mécaniques de sélection moins poussées que chez Stormz, tandis que l’interface est moins fluide que celles de Mentimeter et Kahoot pour la partie sondage/quiz.
- Vous n’aimez pas vous faire harceler par une horde de commerciaux 😉
Le plus rapide à maîtriser : Mentimeter
Mentimenter se présente comme une plateforme de création de présentations interactives incluant sondages, quiz, nuages de mots, Q&A, etc. Grâce à ses fonctionnalités claires et simples d’usage, cette plateforme compte parmi les plus rapides à prendre en main ! Ce que nous aimons particulièrement sur Mentimeter c’est l’esthétique des templates de slides proposées – colorée, punchy tout en restant lisible – ainsi que la hiérarchie de l’information très bien réfléchie sur les slides de restitution. Rien de plus frustrant qu’un histogramme illisible pour résumer les contributions de vos participants en fin de réunion ! Mais aucun risque que cela ne vous arrive avec Mentimeter.
Veillez simplement à choisir cet outil pour des usages adaptés à son “coeur de métier” : il se concentre sur une dynamique plutôt “top-down/bottom-up” entre l’intervenant qui partage des informations et consignes, et les participants qui contribuent individuellement pour générer des données à débriefer par la suite.
✅ Particulièrement adapté pour…
- Vous êtes à la recherche d’un outil simple et bien conçu pour favoriser l’interaction et dynamiser des réunions centrées autour de présentations.
❌ Déconseillé si…
- Vous souhaitez organiser des ateliers de co-construction et comptez sur beaucoup d’échanges d’idées entre les participants ;
- Vous souhaitez travailler sur des exercices hautement visuels (schéma, processus, design).
Le plus ludique : Kahoot
En termes de gamification, Kahoot est très certainement la plateforme à retenir ! Kahoot est initialement une plateforme d’apprentissage par le jeu utilisée comme technologie éducative dans les écoles et autres institutions. Les services de la plateforme se sont ensuite élargis pour répondre aux besoins des entreprises et permettent désormais de dynamiser formations, présentations, réunions, et même de fluidifier l’onboarding de nouvelles recrues !
Quel que soit votre domaine, Kahoot est la solution à choisir si vous souhaitez créer un lieu d’apprentissage et social où les participants peuvent co-créer, partager des connaissances et apprendre les uns des autres. On regrette simplement que le design de l’application ne propose pas, pour la partie Entreprise, de personnalisation des couleurs ou différents templates afin de mieux correspondre au domaine professionnel.
✅ Particulièrement adapté pour…
- Avoir une plateforme unique comme point de rassemblement pour l’apprentissage et l’interaction ludique entre les membres de votre organisation.
❌ Déconseillé si…
- Vous avez besoin d’un univers visuel “professionnel” ;
- Vous souhaitez utiliser une méthodologie spécifique, maîtriser avec précision les dynamiques de groupe ou utiliser une mécanique de prise de décision sophistiquée.
Voilà notre sélection des meilleures plateformes !
Avant de vous laisser repartir à la chasse du meilleur outil pour les sessions collaboratives en ligne, un dernier conseil : ayez plusieurs cordes à votre arc en vous familiarisant avec différents outils et prenez le temps de tester les plateformes selon des besoins réels avant de vous décider ! Pourquoi ? Aucun outil ne peut prétendre répondre à 100% de vos enjeux et contraintes. Comme un bon plombier, il est toujours plus avisé d’avoir des clés de toutes les tailles pour faire face aux multiples défis qui peuvent se présenter à vous (qui sait quel type de fuite il vous faudra réparer chez votre prochain client ? ;).