C’est toujours la même histoire. On fait la connaissance d’une nouvelle personne qui finit inéluctablement par nous demander ce que l’on fait dans la vie. On sort l’habituel “Je suis facilitateur.trice” avec une pointe d’inquiétude et notre regard rivé sur le visage de la personne en face en essayant d’évaluer “Sur une échelle de 0 à 10, à quel point parait-elle perdue suite à cette réponse ?” car notre réponse sera adaptée selon.

Et pour quelques personnes qui assurent connaitre le métier, c’est souvent une marée de visages désarçonnés que l’on contemple ! Certaines personnes se contentent d’une explication concise mais pour tous les curieux et curieuses qui veulent en savoir plus, voilà l’explication en détails !

Pour commencer, qu’est-ce que la facilitation ?

La facilitation est une approche à travers laquelle une personne, le facilitateur ou la facilitatrice, intervient ponctuellement pour aider un groupe à atteindre un objectif commun de manière collaborative, y compris pour :

• identifier et résoudre des problèmes,
• trouver des idées,
• prendre des décisions,
• élaborer une feuille de route (roadmap),
• s’aligner sur une stratégie,
• prioriser des éléments, etc.

La facilitation repose à la fois sur la méthode et la posture de facilitation et s’exerce à travers des activités ou exercices réalisés durant des ateliers en groupe.

Quelle est la posture propre à la facilitation ?

Les facilitateurs et facilitatrices adoptent principalement une posture dite “basse” avec l’équipe client et les participants aux ateliers. Cette posture consiste à faire preuve de curiosité et à partir du principe que l’autre détient les réponses. Il s’agit donc de :

• Poser des questions (les bonnes, de préférence !)
• Avoir un regard neutre sur les réponses apportées sans avoir de parti pris
• Etre dans une posture d’écoute bienveillante

Cette position peut se rapprocher historiquement de la maïeutique de Socrate, l’art de poser les bonnes questions pour faire accoucher des idées ! Cette posture s’oppose à la posture “haute”, la position du “sachant” qui partage ses connaissances et son expertise. C’est d’ailleurs en raison de cette posture basse que le facilitateur n’a pas besoin d’être expert du métier du client, au contraire ! Etre extérieur au domaine, c’est assurer une plus grande neutralité dans l’accompagnement et permet d’éviter de prendre parti ou d’orienter les réponses. Les meilleures armes du facilitateur seront donc ses compétences de questionnement, de reformulation et d’écoute.

Pour vous donner une idée, voici un petit tableau récapitulatif résumant les qualités liées aux deux types de postures :

Source: “Positions du formateur-coach-consultant” https://4cristol.over-blog.com/2015/11/la-facilitation-position-basse-ou-position-haute.html

Pour les plus curieux d’entre vous, vous pouvez consulter le Référentiel des compétences du facilitateur rédigé par l’Association Internationale de Facilitation.

Mis à part poser des questions, que fait le facilitateur ?

A lire le paragraphe précédent, on pourrait croire que la facilitation consiste simplement à écouter passivement. Loin de là ! L’équipe de facilitation joue un rôle crucial pour guider les clients et participants vers leur objectif commun.

🎯 Clarifier les objectifs et identifier les obstacles

Poser les bonnes questions aux équipes clients pour cadrer les objectifs fonde la base de l’accompagnement. Cette phase est cruciale car en tirant certains fils, il est possible que l’équipe de facilitation décèle des non-dits (un climat tendu ? des tensions interpersonnelles ? etc.), des objectifs qui ne sont pas explicités ou des pièges à éviter. Il est alors décisif d’aborder et de clarifier ces points en amont de l’atelier en groupe entier.

✍️ Choisir la méthodologie et construire le déroulé

Une fois les objectifs clarifiés, l’équipe de facilitation élabore le déroulé de la ou des sessions collaboratives. S’inspirant du Creative Problem Solving, de l’Art of Hosting, des méthodes Agiles ou d’autres approches moins connues, l’équipe conçoit un enchaînement d’exercices avec leurs durées, les consignes, les modalités, etc. La conception méthodologique requiert des connaissances théoriques et de l’expérience pour éviter notamment les biais de groupe pouvant impacter la dynamique des échanges et le livrable final !

⚠️ Mettre la session “sous contrôle”

C’est notre jargon pour dire “préparer la logistique et la technique liées à l’atelier”. En fonction de la taille du groupe, du lieu, du type de session, des enjeux ou des contraintes, la préparation peut prendre plus ou moins de temps. Une session collaborative de 300 personnes durant un séminaire annuel demande plus de préparation qu’une session informelle de 15 personnes à distance. Mais comme nous le disons souvent : “le diable est dans les détails” et “tout ce qui est susceptible d’aller mal ira mal”. Heureusement, une équipe de facilitation expérimentée connait les risques potentiels et ses solutions et prévoit donc des plans B, C, Z… C’est pourquoi de bons facilitateurs et facilitatrices sont extrêmement consciencieux : prise de contact avec la DSI pour les ateliers à distance, échanges avec les responsables techniques lors de séminaires, tests préalables, etc. Personne n’a envie d’un “404 not found” en cliquant sur le lien de l’atelier 😱.

💬 Animer les sessions collaboratives

En parallèle de l’accompagnement de l’équipe client et du travail de conception, nous trouvons l’autre face du métier : l’animation des sessions. Ce pan de la facilitation requiert d’utiliser toutes les connaissances accumulées auprès de l’équipe client durant la préparation pour animer au mieux les échanges entre participants. L’enjeu consiste souvent à encourager la prise de parole et la participation de tous les participants de manière conviviale, dans le respect des contraintes (time-keeping !) tout en s’assurant d’atteindre les objectifs du client. Un sacré jeu d’équilibriste !

Que fait-on pendant des ateliers collaboratifs ?

Cela va dépendre de l’objectif du groupe et donc de la méthodologie employée ! Parmi les plus répandues, on trouve notamment des méthodologies historiquement liées au monde de la facilitation, comme :

• l’Art of Hosting avec le Forum Ouvert et le World Café qui se concentrent principalement sur la discussion pour faire émerger des idées.
• Les approches de résolution de problèmes comme le Creative Problem Solving – chaque phase de cette approche a un objectif spécifique (reformuler le problème, trouver des idées, prototyper, etc.).
• Les approches comme Lego® Serious Play®qui consistent à construire un modèle en réponse à une question ou une problématique.

A chaque méthodologie, ses outils, qu’ils soient physiques ou numériques (lisez ici notre “Sélection 2022 des 5 meilleurs outils pour animer vos brainstormings et ateliers collaboratifs en ligne”). Certaines équipes de facilitation sont spécialisées dans une méthode en particulier, tandis que d’autres ont l’esprit plus curieux et joueur et empruntent des méthodes et outils issus de domaines connexes – comme le Design Thinking ou les méthodes Agiles, voire même créent leurs propres outils. C’est ainsi que vous verrez souvent en atelier des activités avec du dessin, des cartes, des saynètes ou des Serious Games entiers, comme nous le faisons chez iLow !

Quelles différences entre facilitateur, coach et consultant ?

Vous voyez des points en commun avec les métiers de coach ou de consultant ? Vous avez raison !

Pour résumer, un facilitateur guide des groupes à travers un processus pour arriver à un objectif commun.

Le coach guide souvent des personnes individuelles (et parfois des groupes) en posant des questions pour que le client avance de lui-même. Dans le coaching d’équipe, le but est d’atteindre l’efficacité collective en considérant les membres qui la composent et leurs interactions afin de dépasser les capacités individuelles.

Coach et facilitateur empruntent tous deux une posture basse. Mais le coach se concentre sur les individus et leurs émotions, tandis que le facilitateur priorise le processus et le groupe.

Le consultant, quant à lui, guide une personne ou un groupe en s’appuyant sur son expertise pour arriver à un résultat souvent quantifiable. La principale différence réponse sur sa posture “haute” : il a un avis sur le fond.

Quand et pourquoi faire appel à une équipe de facilitation professionnelle ?

De nombreuses organisations possèdent des ressources pour faciliter des ateliers en interne de manière autonome car les managers ont l’habitude d’animer des réunions au cours desquelles leurs équipes s’expriment et collaborent. Alors pourquoi faire appel à une équipe de facilitation professionnelle ?

Leur expérience vous fait gagner du temps

Besoin d’organiser un atelier en un temps record ou pendant une forte période d’activité ? Une équipe extérieure peut prendre le relai pour l’organisation et son expérience lui permet de comprendre votre problématique et préparer l’atelier très rapidement.

Les idées nouvelles qu’ils apportent permet de renouveler vos ateliers

Vous savez comment organiser des ateliers collaboratifs mais vos participants commencent à s’habituer un peu trop à vos exercices et activités ? Cela peut être l’occasion de faire appel à des professionnels qui ont l’habitude d’innover et vous permettront de sortir des sentiers battus pour mieux surprendre et engager les participants !

Leur expertise méthodologique permet d’éviter les pièges et biais de groupe

L’expertise des équipes de facilitation inclut des méthodologies collaboratives leur permettant de proposer des activités et exercices pour organiser le travail du groupe tout en encourageant une dynamique positive et des échanges à forte valeur ajoutée. De nombreux pièges peuvent empêcher une collaboration efficace et impacter le livrable (comme l’impact de la hiérarchie dans les échanges ou le biais de faux consensus par exemple). Des facilitateurs expérimentés identifieront les écueils à éviter et vous informeront sur les avantages et inconvénients des mises en place proposées pour que vous ayez un regard éclairé sur les échanges à venir !

Leur expertise permet de gérer les mises en place complexes

Les équipes de facilitation gèrent des ateliers au quotidien pour toutes sortes d’organisations et savent s’adapter à une grande variété de contextes, d’audiences et d’objectifs. Si une grande entreprise n’organise généralement qu’un ou deux séminaires par an, c’est à l’inverse le quotidien de nombreux facilitateurs et facilitatrices expérimentés, qui savent gérer des ateliers, même :

• Lorsqu’il y aura un grand nombre de participants (séminaire…)
• Lorsque l’organisation technique est cruciale (atelier à distance, avec régie…)
• Lorsque l’exercice est complexe (roulement de groupes, grande quantité d’informations à partager, sujet technique…)

Comme pour tout métier d’expert, l’accumulation d’expériences permet de gérer n’importe quelle demande ou situation.

Ils apportent un regard extérieur sur votre démarche

Leur posture requiert de garder de la distance par rapport au sujet, ce qui leur permet de se concentrer sur l’objectif et le livrable final. Si les opinions divergent au sein de l’équipe client (l’équipe sponsor qui organise l’atelier), des facilitateurs expérimentés vous aideront à vous aligner tout en gardant votre objectif initial en ligne de mire. De même, leur conseils ne sont pas influencés par les dynamiques internes de votre organisation (tensions ? intérêts divergents ?). Ces avantages subtils peuvent faire une énorme différence lors de l’organisation d’ateliers à fort intérêt stratégique !

Nous arrivons à la fin de notre tour d’horizon sur la facilitation ! Si tous les aspect de cette approche ne pouvaient être abordés ici, cet article devrait néanmoins vous permettre d’avoir une bonne compréhension globale du métier et de ce qu’il apporte. La prochaine fois que vous croiserez un facilitateur ou une facilitatrice, vous pourrez lui dire que vous connaissez ce métier et l’étonner à votre tour ;).

Sources

• Positions du formateur-coach-consultant : https://4cristol.over-blog.com/2015/11/la-facilitation-position-basse-ou-position-haute.html
• Posture du coach https://coachingnews.ma/position-haute-position-basse-quelle-posture-adopter/
• Théorie sur les postures haute et basse
• P.Watzlawick « Une logique de la communication » – p65-69 – J.A.Malarewicz – « Systémique et entreprise »